Los agentes inmobiliarios pasan mucho tiempo fuera de la inmobiliaria enseñando propiedades a compradores potenciales . Esto se traduce en muchas llamadas al móvil, en posponer llamadas hasta tener un ordenador delante y en no poder atender llamadas de la oficina cuando están fuera.
La mayoría de las llamadas de nuevos compradores potenciales provienen de sitios web en los que se muestran las propiedades y el número de teléfono. En otras ocasiones el número lo han conseguido de un anuncio en la misma propiedad.
En ambos casos el número suele ser el principal de la inmobiliaria y cuando llaman les atiende el agente que está libre, y las llamadas entran en un orden preestablecido para que vayan primero a los agentes estrella. O, en algunos casos, la llamada la atenderá un agente u otro en función de la propiedad a consultar.
Cuando llama un comprador que ya ha contactado previamente suceden dos cosas: el comprador ya ha estado hablando con un agente y está en la oficina, así que vuelven a hablar (si recuerda su nombre) o que no está en la oficina y habla con otro compañero o deja recado.
Beneficios del uso mejorado de telefonía
Al mejorar el sistema de telefonía de una inmobiliaria se busca, al final, vender más. Y para ello al mejorar la telefonía consigues lo siguiente:
- Evitas que los compradores se queden sin atender.
Aunque parezca sorprendente todavía quedan inmobiliarias en las que sólo es posible gestionar una llamada de vez. Si ya están atendiendo a un cliente la siguiente llamada se queda sin atender. Esto se soluciona con una Planta Telefónica porque proporciona línea a la empresa a través de Internet y permite a varias personas estar al teléfono de forma simultánea.
En otras ocasiones el problema se debe a no tener un sistema que recoja la llamada cuando todos están ya al teléfono. Las colas de espera son las encargadas de guardar las llamadas si todos los trabajadores están al teléfono y enviarla al primer agente que se queda libre.
- El comprador habla siempre con el mismo agente.
Si un comprador habla cada vez con un agente el proceso de venta se vuelve más complicado, se repite información, se invierte más tiempo y se dificulta el poder llegar a establecer una relación entre comprador-agente que ayude a finalizar la venta.
Para solucionarlo existen distintas opciones:
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- Smart IVR. Es una prestación disponible en algunas plantas que analiza los números de teléfono y quién fue el último agente que habló con ese número. Cuando el comprador vuelve a llamar el Smart IVR envía la llamada a su agente y comprador y agente hablan directamente.
- Marcar la extensión del agente. El agente también puede indicar al comprador su número de extensión y cuando llama marcarla para que la llamada conecte con su agente.
- Utilizar un número personal por agente. Una vez el cliente ha sido atendido puede dar su número “personal” al cliente para que pueda contactar de forma directa. En este caso podría ser tanto un móvil como un fijo. Con una planta telefónica el agente puede tener un número fijo propio y además recibir llamadas del fijo principal.
- Te transfieren la llamada tus compañeros. Si te llaman y coge la llamada un compañero te la podrá pasar a tu extensión fija o móvil con una transferencia. Es más, los móviles profesionales también suelen permitir transferir llamadas para que el cliente no se vea forzado a llamar de nuevo.
- Puedes utilizar distintos números para distintas plataformas inmobiliarias/anuncios/agentes.
En marketing es muy habitual utilizar números de teléfono distintos para los distintos medios o anuncios y se está extrapolando al mundo de las inmobiliarias. ¿Por qué? Porque les permite saber desde qué plataformas consiguen un mayor rendimiento para saber en cuáles invertir más tiempo y dinero.
Otro motivo para utilizar distintos números es que cada agente gestione sus propiedades y que las publique con su propio número. Es más interesante que el número sea un fijo porque denota más profesionalidad que un móvil.
- Puedes pasar una llamada a la oficina cuando estás fuera.
Otro habitual es que te llamen cuando estás fuera de la oficina y la información que necesita el cliente está en la oficina. Un compañero podría proporcionarle la información concreta que necesita, así que basta con transferir la llamada. Para estas situaciones lo habitual es hacer transferencia a dos pasos, que te permite hablar con tu compañero, explicarle la situación y a continuación pasarle la llamada.
- Si llaman fuera del horario laboral el cliente potencial deja un mensaje en el buzón de voz y lo recibes en el email.
El buzón de voz puede convertirse en un infierno cuando hay muchos mensajes. Recibirlos por email simplifica el proceso de gestión de los mensajes: lo escuchas directamente en el móvil/ordenador, vas anotando la información importante y organizas los emails con el mensaje de buzón de voz según los vas mirando.
Si alguna de estas mejoras te interesa para aplicarlas en tu agencia inmobiliaria llámanos al (4) 6043463 o visita nuestra web.